ІНСТРУКЦІЯ про порядок формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України

Про затвердження Інструкції про порядок формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України

Наказ Міністерства внутрішніх справ України,
Державного департаменту України з питань виконання покарань
від 23 серпня 2002 року N 823/188

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
9 вересня 2002 р. за N 738/7026

Згідно з Конституцією України, Законами України "Про міліцію", "Про оперативно-розшукову діяльність", "Про інформацію" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Інструкцію про порядок формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України (додається).

2. Начальникам головних управлінь, самостійних управлінь, департаментів та відділів центрального апарату МВС України, головних управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, місті Києві та Київській області, управлінь МВС України в областях, місті Севастополі та на транспорті, відділів спеціального обліку ДДУПВП:

2.1. Організувати вивчення цієї Інструкції з працівниками інформаційних підрозділів, оперативних підрозділів, слідчого апарату, дізнання, підрозділів адміністративної служби, паспортної служби, по роботі з персоналом, приймальників-розподільників, органів (установ) кримінально-виконавчої системи.

2.2. Забезпечити формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України.

2.3. Вжити заходів щодо впровадження в підпорядкованих підрозділах автоматизованих систем та опрацювання облікової інформації на основі застосування технічних засобів і сучасних інформаційних технологій.

3. Головному штабу (Гришко В. В.), ГУКР (Євдокимов В. М.), ГСУ (Захаров В. І.), ГУАСМ (Савченко О. І.), ДГПтаІС (Перов О. О.) МВС України, УОІ (Єрмоленко В. М.) при МВС України, відділу спеціального обліку (Двойнос О. Г.) ДДУПВП у службових відрядженнях здійснювати перевірки виконання вимог Інструкції і вживати дійових заходів до підвищення ефективності використання оперативно-довідкових обліків у розкритті і розслідуванні злочинів, розшуку злочинців.

4. Департаменту адміністративно-господарського забезпечення (Бакумов С. Ф.) МВС України забезпечити виготовлення бланків облікових документів, передбачених Інструкцією.

5. Скасувати наказ МВС України від 02.03.95 N 138 "О порядке ведения персонального оперативно-справочного и дактилоскопического учетов в органах внутренних дел Украины".

6. Контроль за виконанням наказу покласти на ДІТ (Єрмоленко В. М.) при МВС України та відділ спеціального обліку (Двойнос О. Г.) ДДУПВП.

 

В. о. Міністра внутрішніх справ України генерал-полковник міліції	О. А. Гапон
Голова Державного департаменту України з питань виконання покарань генерал-лейтенант внутрішньої служби	В. А. Льовочкін

 

ЗАТВЕРДЖЕНО наказом Міністерства внутрішніх справ України, Державного департаменту України з питань виконання покарань від 23 серпня 2002 р. N 823/188 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 9 вересня 2002 р. за N 738/7026

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України (далі - Інструкція)

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Інструкція визначає порядок формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України.

1.2. Правовою основою ведення оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку є Конституція України, Закони України "Про міліцію", "Про оперативно-розшукову діяльність", "Про інформацію", міжнародні договори у сфері обміну інформацією, які набрали чинності в установленому порядку, та ця Інструкція.

1.3. Департамент інформаційних технологій при МВС України (далі - ДІТ при МВС) разом із зацікавленими службами та Управління (відділи) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС і УМВСТ (далі - УОІ-ВОІ) удосконалюють структуру та зміст обліків, відпрацьовують методику і тактику їх застосування з метою запобігання злочинам, їх розкриття та розслідування.

2. ОБ'ЄКТИ ТА ФОРМИ ОПЕРАТИВНО-ДОВІДКОВОГО І ДАКТИЛОСКОПІЧНОГО ОБЛІКУ

2.1. Об'єктами оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку є особи, які на території України обвинувачуються у вчиненні злочинів або засуджені, розшукуються, затримані за підозрою в занятті бродяжництвом, а також громадяни України, що вчинили злочини за її межами і відомості про яких надійшли офіційними каналами згідно з міжнародними договорами у сфері обміну інформацією, які набрали чинності в установленому порядку.

Облік здійснюється шляхом ведення алфавітних оперативно-довідкових картотек (далі - ОДК) і дактилоскопічних картотек (далі - ДК), у тому числі з використанням автоматизованих банків даних та автоматизованих дактилоскопічних інформаційних систем.

Централізований облік здійснюється Департаментом інформаційних технологій при МВС України (далі - ДІТ при МВС), а регіональний (місцевий) облік - управліннями (відділами) оперативної інформації при ГУМВС України в Автономній Республіці Крим та при управліннях МВС України в областях. У місті Києві і Київській області алфавітний і дактилоскопічний облік здійснюється ДІТ при МВС України, а в місті Севастополі - УОІ при ГУМВС України в Автономній Республіці Крим.

2.2. В ДІТ при МВС централізованому обліку підлягають:

а) засуджені до довічного позбавлення волі (у тому числі й ті, що раніше були засуджені до виняткової міри покарання - смертної кари), до позбавлення волі на певний строк, до тримання в дисциплінарному батальйоні військовослужбовців, до обмеження волі та арешту незалежно від складу злочину, виду та строку покарання (пункти 8 - 12 статті 51 КК України),

б) іноземці - засуджені або ті, що знаходяться під слідством, незалежно від складу злочину і виду покарання;

в) громадяни України, засуджені судами інших держав до позбавлення волі;

г) засуджені до виправних робіт або звільнені від відбування покарання з випробуванням, відносно яких судом винесено ухвалу про направлення їх в місця позбавлення волі для подальшого відбування покарання;

ґ) особи, оголошені в розшук;

д) особи, затримані за підозрою в занятті бродяжництвом;

е) особи, що вчинили злочини і направлені за рішенням суду до психіатричних лікарень для примусового лікування;

є) особи, що проходять за архівними кримінальними справами, які зберігаються в архівах МВС України, Служби безпеки України (далі - СБУ) і Центрального державного архіву громадських об'єднань України (далі - ЦДАГО).

2.3. В УОІ-ВОІ регіональному (місцевому) обліку підлягають:

а) особи, перелічені в п. 2.2 Інструкції;

б) засуджені особи або особи, яким пред'явлено звинувачення, незалежно від складу злочину чи обраного запобіжного заходу;

в) особи, кримінальні справи щодо яких припинені відповідно до статей 22, 44 - 49, 97 КК України;

г) особи, відносно яких матеріали протокольної форми направлені до суду відповідно до статті 426 КПК України;

ґ) засуджені в інших областях до позбавлення волі, що прибули для відбування покарання або проживання в дану область;

д) громадяни України, засуджені судами інших держав, незалежно від складу злочину і виду покарання;

е) особи, які проходять за архівними кримінальними справами, що зберігаються в архівах ГУМВС, УМВС, управлінь СБУ і територіальних підрозділів ЦДАГО України.

3. ПІДСТАВИ ДЛЯ ПОСТАВЛЕННЯ НА ОБЛІК

3.1. Підстави для поставлення на облік осіб, які засуджені або притягаються до кримінальної відповідальності, оголошені в розшук, затримані за підозрою в занятті бродяжництвом:

а) постанова про притягнення як обвинувачуваного;

б) вирок суду;

в) санкціоновані прокурором протоколи, складені відповідно до статті 426 КПК України;

г) постанова про заведення оперативно-розшукової справи;

ґ) постанова про затримання особи, яка підозрюється в занятті бродяжництвом.

3.2. Форми документів, що використовуються для формування та коригування оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку (банку даних):

- алфавітна картка форми 1 (додаток 1);

- розшукова картка (додаток 2);

- алфавітна картка форми 1а на особу, яка затримана за підозрою в занятті бродяжництвом (додаток 3);

- дактилоскопічна карта (додаток 4);

- сповіщення про засудженого (заарештованого) (додаток 5);

- повідомлення про помилування засудженого (додаток 6);

- повідомлення про внесення змін в анкетні дані осіб, що стоять на обліку;

- повідомлення про засудженого (взятого під варту) іноземця (додаток 7);

- висновок про відновлення родових даних (додаток 10);

- постанова органу слідства (дізнання) про закриття кримінальної справи на підставі реабілітації;

- виправдувальний вирок суду;

- довідка відповідної форми про результати розгляду кримінальної справи в суді;

- повідомлення компетентних органів іноземних держав про притягнення до кримінальної відповідальності громадян України.

Примітка. У разі необхідності та на виконання міжнародних договорів у сфері обміну інформацією, які набрали чинності в установленому порядку, облікові та коригувальні документи (алфавітні картки форм 1 та 1а, дактилоскопічні карти, сповіщення тощо) заповнюються російською мовою.

4. СКЛАДАННЯ ОБЛІКОВИХ І КОРИГУВАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ

Облікові та коригувальні документи повинні бути віддруковані або заповнені друкованими літерами.

Терміни направлення облікових документів і кількість їх примірників регламентуються цією Інструкцією та іншими нормативно-правовими актами МВС, Служби безпеки, Генеральної прокуратури, Державного департаменту України з питань виконання покарань (далі - ДДУПВП), які направляють їх до облікових підрозділів органів внутрішніх справ України.

Облікові і коригувальні матеріали направляються до УОІ-ВОІ:

4.1. Слідчими органів внутрішніх справ, прокуратури, Служби безпеки, у провадженні яких знаходяться кримінальні справи або протокольні матеріали на осіб, які притягаються до кримінальної відповідальності і щодо яких запобіжний захід у вигляді взяття під варту не обирався, - один примірник алфавітної картки форми 1 не пізніше 3 діб після винесення постанови:

а) про притягнення як обвинуваченого;

б) про закриття кримінальної справи відповідно до статей 22, 44 - 49, 97 КК України;

Органами дізнання при досудовій підготовці матеріалів протокольної форми відповідно до статті 426 КПК України - один примірник алфавітної картки форми 1 протягом 3 діб після направлення матеріалів до прокуратури.

Примітки:

1. В УОІ-ВОІ статистичні картки на осіб, які скоїли злочин (форма 2), та на злочин, за вчинення якого особі пред'явлено обвинувачення (форма 4), направляються і реєструються тільки за наявності алфавітних карток форми 1.

2. При оформленні алфавітної картки установчі дані на особу, яка притягається до кримінальної відповідальності, мають бути заповнені на підставі документів, що підтверджують особу.

4.2. Відділами спеціального обліку слідчих ізоляторів і тюрем ДДУПВП:

- на обвинувачених у випадках:

а) взяття під варту в порядку запобіжного заходу за постановами органів слідства (дізнання), за рішеннями судів - алфавітні картки форми 1 і дактилокарти (далі - облікові документи) у двох примірниках, а у відношенні іноземців - три примірники;

б) зміни запобіжного заходу, припинення кримінальної справи, винесення виправдувального вироку або смерті - сповіщення про засудженого (заарештованого);

- на засуджених у випадках:

в) взяття під варту за рішенням суду - облікові документи у двох примірниках;

г) винесення відповідним судовим органом України рішення про виконання вироку суду іноземної держави щодо громадянина України - облікові документи у двох примірниках;

ґ) скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням - облікові документи у двох примірниках;

д) призначення покарання, не пов'язаного з позбавленням волі, вступу вироку в законну силу, вибуття у ВТУ, залишення в СІЗО для виконання господарських робіт, зміни вироку, звільнення або смерті - сповіщення;

е) етапування у зв'язку із захворюванням до лікарні ДДУПВП в іншій області - сповіщення до УОІ-ВОІ, з території розташування якого було етаповано хворого, і облікові картки форми 1 - до УОІ-ВОІ, на територію розташування якого було направлено хворого;

- на заарештованих і засуджених осіб, що вчинили втечу і не затримані, до ДІТ при МВС та УОІ-ВОІ за територіальністю направляється термінове спецповідомлення;

- на осіб, щодо яких виконані акти Президента України про помилування, до ДІТ при МВС і УОІ-ВОІ за місцем засудження направляються повідомлення у терміни, встановлені відомчими нормативно-правовими актами ДДУПВП.

Примітка. Звірення обліків з УОІ-ВОІ проводиться не рідше двох разів на рік.

4.3. Підрозділами спеціального обліку виправно-трудових установ ДДУПВП:

а) на осіб, прибулих у ВТУ для відбування покарання з інших областей або Автономної Республіки Крим, а також з-за меж України, - облікові документи в одному примірнику для УОІ-ВОІ за територіальністю, а також сповіщення для ДІТ при МВС (інформаційного центру - в інших державах), УОІ-ВОІ за місцем засудження;

б) на осіб, засуджених судами областей або Автономної Республіки Крим, які направлені відбувати покарання в їх межах, - сповіщення для УОІ-ВОІ за територіальністю;

в) у разі переведення до інших ВТУ, звільнення або смерті засудженого - сповіщення для УОІ-ВОІ за територіальністю та за місцем засудження. На засуджених, померлих під час етапування, сповіщення складаються установами, з яких вони вибули, і тільки на підставі акту про смерть;

г) у разі зміни судового рішення, звільнення на підставі амністії чи помилування - сповіщення для УОІ-ВОІ за місцем засудження та за територіальністю для опрацювання та подальшого направлення до ДІТ при МВС;

ґ) на осіб, засуджених у період відбування покарання, - сповіщення для УОІ-ВОІ за територіальністю;

д) на заарештованих і засуджених осіб, що вчинили втечу і не затримані, до ДІТ при МВС та УОІ-ВОІ за територіальністю направляється термінове спецповідомлення;

е) на осіб, щодо яких виконані акти Президента України про помилування, до ДІТ при МВС і УОІ-ВОІ за місцем засудження направляються повідомлення у терміни, встановлені відомчими нормативно-правовими актами ДДУПВП;

є) у разі поповнення відомостей картотек, уточнення установчих даних тощо за вмотивованим запитом ДІТ при МВС і УОІ-ВОІ уточнюються розбіжності в облікових документах.

4.4. Органами виконання покарань, не пов'язаних з позбавленням волі, щодо засуджених:

а) до виправних робіт, громадських робіт та звільнених від відбування покарання з випробуванням - сповіщення для УОІ-ВОІ за територіальністю;

б) до обмеження волі, засуджених судами областей або Автономної Республіки Крим, які направлені відбувати покарання в їх межах, - сповіщення для УОІ-ВОІ за територіальністю;

в) до обмеження волі, до виправних робіт та звільнених від відбування покарання з випробуванням, які прибули для відбування покарання з інших областей, - облікові документи в одному примірнику для УОІ-ВОІ за територіальністю, а також сповіщення для УОІ-ВОІ за місцем засудження.

При одержанні рішення суду про зміну призначеного покарання, а також при звільненні засудженого від подальшого відбування покарання направляється повідомлення (списки) в одному примірнику в УОІ-ВОІ за територіальністю.

Примітка. Звірення обліків з УОІ-ВОІ проводиться не рідше одного разу на рік.

4.5. Приймальниками-розподільниками щодо осіб, затриманих за підозрою у занятті бродяжництвом, - алфавітні картки форми 1а і дактилоскопічні карти у трьох примірниках протягом 3 діб з моменту затримання.

4.6. Підрозділами Державного департаменту у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб:

а) у разі смерті або зміни прізвища раніше засудженої особи - повідомлення в УОІ-ВОІ за місцем її останнього мешкання, звідки після відображення відповідних відомостей у своєму обліку повідомлення направляються до ДІТ при МВС, якщо особа перебуває на централізованому обліку, а також в УОІ-ВОІ за місцем її останнього засудження;

б) при реєстрації осіб, які прибули для проживання на територію району (міста), якщо вони до цього були засуджені до позбавлення волі за межами даної області (Автономної Республіки Крим) або в іншій державі - алфавітні картки форми 1 (без відбитка пальця).

Примітка. Звірення з обліками УОІ-ВОІ проводиться не рідше одного разу на рік за списками форми 26.

4.7. Судами після винесення судового рішення:

а) вироки судів щодо осіб, яким взяття під варту обрано в порядку запобіжного заходу, направляються безпосередньо до слідчих ізоляторів ДДУПВП у триденний термін після вступу вироку в закону силу;

б) копії вироків щодо осіб, засуджених до міри покарання, що не пов'язана з позбавленням волі, направляються до органів виконання покарань;

в) копії ухвал (постанов) про зміну вироку і зняття судимостей - до УОІ-ВОІ за місцем засудження;

г) довідки форми 6 про результати розгляду кримінальних справ у суді - у триденний термін після вступу вироку в законну силу до правоохоронних органів за місцем реєстрації справи;

ґ) документи, що усувають виявлені в судових вироках розбіжності (між описовою і резолютивною частинами, перекручування прізвищ, імен та по батькові тощо), - до органів МВС, СБУ, прокуратури, установ і органів ДДУПВП.

4.8. Військовими судами (трибуналами) після винесення судового рішення:

- копії вироків до УОІ-ВОІ за територіальністю та за місцем народження засудженого - у триденний термін після вступу вироку в законну силу.

4.9. Органами прокуратури і Служби безпеки:

- сповіщення про реабілітацію засуджених відповідно до законодавчих актів України про реабілітацію жертв політичних репресій, де вказується місце зберігання архівної кримінальної справи репресованої особи.

ДІТ при МВС та УОІ-ВОІ формують і контролюють повноту обліків, вносять в алфавітні картки форми 1 та дактилоскопічні карти коригувальну інформацію відповідно до інформаційних матеріалів, що надходять, та заповнюють:

- алфавітну картку форми 1 в одному примірнику (для даного УОІ-ВОІ) - при одержанні копії вироку суду за справами приватного обвинувачення щодо осіб, засуджених до покарання, не пов'язаного з позбавленням волі, якщо за цими справами не велося досудове слідство (дізнання);

- алфавітну картку форми 1 у двох примірниках (для даного УОІ-ВОІ та ДІТ при МВС) - після одержання інформаційних повідомлень МЗС України про затримання, арешт, засудження за межами України особи, що мешкає (в деяких випадках - що народилась) на території, підпорядкованій ГУМВС, УМВС;

- алфавітну картку форми 1 - при надходженні копій вироків військових судів (трибуналів);

- алфавітну картку форми 1 - при надходженні постанови про зміну анкетних даних.

Крім того, ДІТ при МВС відповідно до угод про взаємодію міністерств внутрішніх справ країн СНД у сфері обміну інформацією направляє:

- облікові документи та сповіщення до інформаційних підрозділів МВС на осіб тієї держави, громадянами (підданими) якої вони є;

- до ГІЦ МВС РФ облікові документи на осіб без громадянства та осіб без певного місця проживання.

5. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ТА НАПРАВЛЕННЯ ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТІВ ДО УОІ-ВОІ

5.1. Облікові документи заповнюються за такими правилами:

5.1.1. Реквізити алфавітних карток, дактилокарт і сповіщень заповнюються тільки друкарським шрифтом, без виправлень і скорочень.

Прізвище, ім'я та по батькові вказуються в називному відмінку.

5.1.2. Алфавітна картка форми 1 (додаток 1) заповнюється таким чином.

Пункт 1. На осіб, що мають подвійне прізвище, алфавітні картки заповнюються окремо на кожне прізвище.

Наприклад, картки на особу, що має прізвище "Петров-Червинский", заповнюються таким чином: одна - "Петров-Червинский", друга - "Червинский-Петров".

У такій самій послідовності складаються картки на осіб, що мають декілька імен та по батькові.

Якщо особа заарештована, затримана або притягається до кримінальної відповідальності як обвинувачена, називає декілька прізвищ, імен та по батькові, у тому числі ті, за якими раніше вона була засуджена, то алфавітна картка складається на родове прізвище.

Якщо виявлено факт зміни в установленому порядку прізвища, імені або інших установчих даних, але ці дані не зафіксовані в обліках картотек, то на нові установчі дані заповнюється окрема алфавітна картка, на лицьовому боці якої вгорі проставляється позначка "ДИВ." (тобто "ДИВИСЬ"), а на зворотному боці картки знизу перераховуються всі повні установчі дані, що раніше стосувались даної особи. Такі самі позначки робляться на всіх наявних на обліку алфавітних картках форми 1 на цю особу з переліком відсутніх повних установчих даних.

Пункти 2 і 3. Вказуються без скорочень.

Пункт 4. Заповнюється в повному обсязі.

Відсутні до двозначного числа перші цифри дня та місяця народження доповнюються нулями. Рік народження вказується чотиризначним числом.

Наприклад, якщо дата народження особи 9 березня 1953 року то вказується: 09.03.53.

Пункт 5. Відносно осіб, що народилися в сільській місцевості, вказується село, район, область, край, країна.

Пункт 6. Відносно осіб, що мешкають у місті, вказується повна адреса мешкання (назва міста, вулиці, номер будинку, корпусу і квартири), а відносно військовослужбовців - місце проживання до призову на військову службу.

Пункт 7. Вказується серія та номер паспорта. У разі відсутності паспорта дозволяється використовувати дані іншого документа, що підтверджує особистість. При цьому замість слова "Паспорт" наводиться назва документа.

Пункт 8. У реквізиті вказується група крові та резус-фактор особи, що підлягає обліку. Поруч щодо глухонімих робиться відмітка "ГЛУХОНІМИЙ", а щодо померлих - "ПОМЕР".

Пункт 9. Заповнюється за результатом опитування.

Пункт 10. Вказується назва країни, громадянином якої є особа, що підлягає обліку.

Пункт 11. Щодо осіб, які притягаються як обвинувачені, вказується "заарештований" чи "підписка про невиїзд".

Для військовослужбовців днем арешту є день їх поміщення до гауптвахти.

Пункт 12. Вказується характер вчиненого злочину ("крадіжка", "хуліганство" тощо).

Пункт 13. Перелічуються статті та частини статей КК України або іншої держави, за якими заарештована чи притягнута до відповідальності дана особа.

Пункт 14. Зазначається повна назва органу, де складена алфавітна картка на особу, дата її заповнення і прізвище працівника, що склав картку.

У правому верхньому кутку вказується орган, у провадженні якого знаходиться кримінальна справа або матеріал протокольної форми.

Нижче вказується номер кримінальної та архівної справи.

У правому нижньому кутку алфавітної картки записується дактилоформула відбитків пальців рук облікованої особи і робиться відбиток її вказівного пальця правої руки, а у разі його відсутності або сильного пошкодження, яке не дає можливості класифікувати тип візерунка, будь-якого іншого пальця, про що робиться відмітка нижче відбитка.

Наклеювати на картку відбитки пальців рук забороняється.

Порядок заповнення рішень судів

Якщо в процесі слідства або дізнання з'ясувалося, що особою було вчинено декілька злочинів, об'єднаних в одне провадження, і винесений один вирок, то в алфавітну картку вносяться всі статті засудження із застосуванням статті 70 КК України.

В алфавітних картках на осіб, покарання яким визначено за декількома вироками, вказується окремо термін покарання за новим вироком і загальний термін. При цьому робиться посилання на статтю 71 КК України.

Працівник, що заповнює картку, спочатку записує інформацію з останнього вироку (яким судом засуджено, коли, за якими статтями, міра покарання) з приєднанням невідбутого терміну покарання за попереднім вироком з посиланням на статтю 71 КК України, а потім також вказує, яким судом, коли, за якою статтею і на який термін особу було засуджено раніше.

Після запису повідомлень про засудження обов'язково вказується дата вступу вироку в законну силу.

При внесенні змін в облікову картку працівник картотеки повинен обов'язково зазначити в ній, на підставі якого документа, коли і ким вони були внесені.

При зміні анкетних даних слід посилатися на паспорт, відповідний актовий запис державного органу реєстрації актів цивільного стану або свідоцтво про народження, а при зміні прізвища чоловіка чи дружини, відновленні родового прізвища - на свідоцтво про шлюб або його розірвання. Громадянство повинно бути підтверджене паспортними підрозділами.

При з'ясовуванні об'єктивних даних на підставі відповідних висновків паспортних підрозділів заповнюються нові облікові документи, що направляються до УОІ-ВОІ для заміни. У супровідних листах обов'язково мають бути зазначені повні установчі дані заарештованих і засуджених, за якими вони раніше були взяті на облік, а також підстави для заміни цих даних (із зазначенням реєстраційного номера, назви установи - ініціатора документа, дати реєстрації).

5.1.3. Порядок оформлення облікових матеріалів на осіб, яким звільнення від відбування покарання з випробуванням замінені на міру покарання у вигляді позбавлення волі, визначений пунктом 4.2 Інструкції.

5.1.4. У дактилоскопічній карті заповнюються всі передбачені реквізити із зазначенням органу, де проводилося дактилоскопіювання, дати складання карти і прізвища працівника, що її заповнював.

Відбитки пальців рук повинні робитися з повним прокочуванням кожного з них від одного краю нігтя до іншого і мати чітке зображенням папілярних ліній.

Для перевірки правильності розміщення відбитків пальців на дактилокарті нижче відображаються контрольні відбитки пальців правої і лівої руки.

У разі, якщо немає можливості одержати чітке зображення папілярних ліній внаслідок захворювання покриву шкіри, робиться запис про те, що у слідчому ізоляторі проводити лікування пальців неможливо через об'єктивні (вказати, які саме) причини. До алфавітної картки ф. 1 додається довідка про відсутність дактилокарти.

Нижче контрольних відбитків, особа, яка дактилоскопіювалась, проставляє свій підпис. Дані про наявність ушкоджень, шрамів та інших особливостей вказуються у графі "особливі прикмети".

За відсутності в особи, яка дактилоскопіюється, руки або пальців про це робиться позначка у відповідних квадратах дактилокарти із зазначенням часу втрати руки або пальців.

У рядку "Заарештований" на зворотному боці дактилокарти вказується: коли, за що, за якою статтею КК України особа заарештована, з обов'язковим записом складу вчиненого нею злочину.

При внесенні змін у дактилокарти в них необхідно зазначити, на підставі якого документа, коли і ким ці зміни були внесені.

5.1.5. Сповіщення (додаток 5) заповнюється за такими правилами:

Пункти 1 - 8 заповнюються в повному обсязі без скорочень. Щодо осіб, які народилися або засуджені за межами України, у пункті 5 вказується: держава, область, місто, район, населений пункт.

Пункт 9 вміщує повні відомості про зміну вироку.

У пункті 10 міститься інформація про переміщення засудженого (дата, назва та місцезнаходження установи кримінально-виконавчої системи).

У пункті 11 вказуються мотиви звільнення, найменування органу і дата винесення постанови (ухвали), а при умовно-достроковому звільненні - термін невідбутої частини покарання.

Пункт 12 - повні відомості про місце, куди після звільнення вибула особа, щодо якої заповнюється сповіщення.

У пункті 13 вказується дата смерті засудженого і місцезнаходження органу РАГС (місто, село, район, область), що зареєстрував його смерть.

На померлих у місцях позбавлення волі, глухонімих, тих, чия особа не встановлена, або тих, що мають неповні установчі дані, а також при внесенні змін в установчі дані засудженого вгорі на лицьовому боці сповіщення проставляється дактилоформула, а на глухонімих, додатково, - відмітка "ГЛУХОНІМИЙ", а на померлих - відмітка "ПОМЕР".

Пункт 14 має вміщувати назву і повну адресу установи, що склала сповіщення, а також, розбірливо, прізвища і підписи виконавця і начальника установи та дату заповнення сповіщення.

5.2. Складені підрозділами ДДУПВП облікові документи направляються до УОІ-ВОІ за територіальністю.

5.2.1. СІЗО (тюрма) направляє алфавітні картки форми 1 разом із дактилокартами після перевірки повноти і якості їх заповнення до УОІ-ВОІ за територіальністю при супровідних листах (додаток 8) і контрольних списках (додаток 9) один раз на десять днів.

5.2.2. У разі неможливості дактилоскопіювання у зв'язку із захворюванням пальців до УОІ-ВОІ направляються тільки алфавітні картки форми 1, а дактилоскопічні карти - після вилікування пальців. Якщо до відправлення особи до ВТУ оформити дактилокарти немає можливості, про це робиться відповідна відмітка в особовій справі. Дактилоскопіювання особи відбувається у ВТУ, а дактилокарти направляються до УОІ-ВОІ за місцем зберігання алфавітних карток форми 1 та ДІТ при МВС. При цьому в дактилокарті нижче рядка, відведеного під дактилоформулу, робиться обов'язковий запис: "Формулу доповнити в алфавітну картку форми 1".

5.2.3. ВТУ, як і СІЗО (тюрми), облікові документи і сповіщення подають при супровідних листах та контрольних списках (додатки 8, 9).

5.2.4. Для відображення в оперативно-довідкових картотеках відомостей про рух засуджених, що стоять на обліку, у ВТУ готуються сповіщення у двох примірниках, з яких перший направляється до УОІ-ВОІ за територіальністю з наступним направленням до ДІТ при МВС, а другий - до УОІ-ВОІ за місцем засудження.

5.2.5. При надходженні до СІЗО (тюрми) вироку або ухвали до відповідної алфавітної картки форми 1 контрольної картотеки вноситься запис про прийняте судом рішення, а при направленні засудженого до ВТУ додатково вказується місцезнаходження ВТУ і дата відбуття особи з СІЗО (тюрми). При цьому картка з контрольної картотеки вилучається і надсилається до УОІ-ВОІ за територіальністю.

5.3. Облікові документи щодо осіб, які підлягають поставленню на централізований облік (пункт 2.2 Інструкції), зберігаються в територіальних УОІ-ВОІ окремо в контрольних картотеках. До ДІТ при МВС облікові документи надсилаються 1-го, 11-го, 21-го числа кожного місяця, але не пізніше 10 днів з моменту одержання офіційного повідомлення про остаточно прийняте судове рішення і вступу вироку в законну силу. У разі, коли особа за вироком не підлягає централізованому обліку, зайві примірники, призначені для цього, знищуються.

5.4. Пересилання облікових документів здійснюється службовою поштою із супровідними листами, де вказується кількість облікових карток, дактилоскопічних карт і сповіщень. Документи мають бути підібрані за алфавітом прізвищ засуджених, їх забороняється перегинати і прошивати.

Терміново надсилаються до ДІТ при МВС і УОІ-ВОІ за територіальністю:

а) інформація про заарештованих і засуджених, що вчинили втечу і не затримані;

б) повідомлення про помилування (додаток 6) на кожну особу, щодо якої виконано акт Президента України про помилування.

6. ОПРАЦЮВАННЯ ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТІВ В ДІТ ПРИ МВС, УОІ-ВОІ

ДІТ при МВС, УОІ-ВОІ:

6.1. При надходженні облікових документів про заарештованих, засуджених і затриманих за підозрою у бродяжництві протягом не пізніше 3 діб:

а) перевіряються повнота і якість їх заповнення, а також ідентичність відбитків пальців на дактилоскопічних картах і контрольного відбитка на алфавітних картках форм 1 і 1а;

б) обчислюються дактилоскопічні формули, що записуються в дактилоскопічні карти й алфавітні картки форм 1 і 1а;

в) у підрозділах, де обліки автоматизовані, інформація кожного облікового документа вводиться в базу даних, про що на ньому робиться відмітка, після чого вони (по одному примірнику) розміщуються у відповідних картотеках за правилами, вказаними в додатку 14 Інструкції.

З метою контролю за надходженням рішень органів слідства, дізнання і судів у кримінальних справах із других примірників алфавітних карток форми 1 і дактилоскопічних карт на заарештованих утворюються контрольні картотеки (окремо по кожному із слідчих ізоляторів). Щодо осіб, притягнутих як обвинувачені без обрання запобіжного заходу - тримання під вартою, контроль здійснюється за єдиними журналами обліку кримінальних справ і осіб, що вчинили злочини.

При надходженні із СІЗО алфавітної картки форми 1 з рішенням суду за кримінальною справою відповідні картки вилучаються з контрольної картотеки і після внесення до них необхідної інформації направляються до ДІТ при МВС.

6.2. У випадках, коли із СІЗО, тюрми, ВТУ, ІТТ, приймальника-розподільника надійшли нові облікові документи у зв'язку із встановленням дійсних анкетних даних заарештованих і засуджених, облікові документи, складені раніше, знищуються, а замість них в картотеках розміщуються нові.

6.3. На підставі постанови підрозділів ДДГІРФО про зміну раніше засудженими родових прізвищ, імен та по батькові (додаток 10) заповнюються алфавітні картки форми 1 на нові прізвища (імена та по батькові) відповідно до пункту 5.1 цієї Інструкції.

6.4. При надходженні сповіщень і повідомлень в алфавітних картках форми 1 робляться відмітки про місце зберігання і номери архівних справ щодо осіб, які були незаконно репресовані, а також про їх реабілітацію.

Сповіщення з цими відомостями надсилаються до ДІТ при МВС, де на їх підставі до обліків вносяться відповідні записи, після чого сповіщення переадресовуються до УОІ-ВОІ за місцем засудження осіб.

6.5. Облікові документи на засуджених, сповіщення разом із супровідними листами направляються УОІ-ВОІ до ДІТ при МВС один раз на декаду - 1-го, 11-го, 21-го числа кожного місяця службовою поштою. Крім того, до них долучається список померлих невідомих громадян, особа яких встановлена за дактилоскопічними обліками із зазначенням їх установчих даних (прізвище, ім'я та по батькові, число, місяць, рік, місце народження) і дактилоформул.

6.6. При запровадженні автоматизованого комп'ютерного інформаційного обміну передача даних до ДІТ при МВС здійснюється засобами електронної пошти, що регламентується додатковою інструкцією.

6.7. Неякісно підготовлені облікові і коригувальні документи разом з мотивованими висновками повертаються виконавцю для переоформлення і уточнення.

6.8. При опрацюванні облікових документів і сповіщень вказується: ким і коли опрацьовані документи, обчислена дактилоформула, розміщений обліковий матеріал тощо.

6.9. В ДІТ при МВС і УОІ-ВОІ ведуться паспорти на алфавітні та дактилоскопічні картотеки, в яких містяться дані про площу приміщень, які вони займають, їх оснащення, наявність охоронних засобів, санітарний і протипожежний стан, а також відомості про проведені інвентаризації. У ці паспорти щокварталу вносяться дані про кількість облікових карток, розміщених у масивах картотек і вилучених із них.

Щокварталу УОІ-ВОІ подають звіт про основні показники роботи картотек згідно із затвердженою формою до ДІТ при МВС.

7. КОНТРОЛЬ ЗА ФОРМУВАННЯМ ТА ВИКОРИСТАННЯМ ОБЛІКІВ

7.1. З метою забезпечення повноти подання і якості оформлення обліково-реєстраційних документів здійснюється постійний контроль за належною фіксацією в них інформації про об'єкти обліку.

Управління (відділи) оперативної інформації використовують такі форми контролю за повнотою і достовірністю облікових документів:

- ведення контрольних картотек на осіб, щодо яких запобіжним заходом обрано взяття під варту (по кожному СІЗО, тюрмі, УВП окремо);

- приймання від слідчих та дізнавачів правоохоронних органів, перелічених у пункті 4.1, статистичних карток на осіб, які скоїли злочини (форма 2), та на злочини, за вчинення яких особам пред'явлено обвинувачення (форма 4) - здійснюється за наявності алфавітних карток ф. 1 (додаток 1) на цих осіб;

- проведення звірень з обліками зацікавлених служб не рідше одного разу на рік.

7.2. З метою забезпечення збереження картотечних фондів і захисту інформації, що міститься в них, працівникам картотек забороняється:

- повідомляти стороннім особам відомості про структуру обліків і характер інформації, що міститься в оперативно-довідкових картотеках;

- залишати приміщення картотек і робочих кабінетів відкритими у разі тимчасової відсутності посадових осіб, а також неопечатаними в неробочий час;

- допускати в приміщення картотек сторонніх осіб, у тому числі працівників інших підрозділів управлінь оперативної інформації, без супроводження керівників ДІТ при МВС, УОІ-ВОІ та оперативно-довідкових підрозділів;

- передавати облікові документи в тимчасове користування працівникам, що не мають за родом своєї службової діяльності прямого допуску до картотек;

- зберігати облікові документи поза картотечними приміщеннями;

- вилучати облікові картки і дактилоскопічні карти до закінчення термінів їх зберігання, проводити не обґрунтоване офіційними документами коригування інформації;

- надавати довідки про облікованих осіб по телефону, якщо не встановлено звернення до обліку за паролем;

- робити перевірки і надавати інформацію в письмовій або усній формі за неофіційними запитами посадових і приватних осіб.

7.3. Автоматизація оперативно-довідкового обліку повинна забезпечувати уніфікацію і сумісність інформаційних систем, оброблення даних та обмін інформацією в єдиному форматі. Перевірка осіб з віддаленого терміналу за автоматизованим банком даних без спеціального дозволу ДІТ при МВС категорично забороняється. Підключення до інформаційно-обчислювальної мережі не допускається без наявності спеціальної системи захисту від несанкціонованого доступу до даних та автоматизованого контролю за реєстрацією звернень.

7.4. Працівникам забороняється розголошувати особам, що перевіряються, та іншим стороннім особам відомості про джерело одержання інформації про притягнення до кримінальної відповідальності та дані про наявність чи відсутність судимості.

7.5. Нагляд за дотриманням законності при формуванні обліку та захисту прав і свобод осіб, які беруться на облік, здійснюється Генеральною прокуратурою України, прокурорами областей, міст Києва та Севастополя.

8. ПОРЯДОК ЗВЕРТАННЯ ДО ОБЛІКУ

8.1. Інформація оперативно-довідкового та дактилоскопічного обліку ДІТ при МВС та УОІ-ВОІ має обмежений доступ.

8.2. Право безпосереднього звертання до оперативно-довідкових картотек мають:

- слідчі та оперативні підрозділи органів внутрішніх справ, прокуратури, ДДУПВП, Служби безпеки при проведенні оперативно-слідчих та оперативно-розшукових заходів;

- органи дізнання при провадженні протокольної форми досудової підготовки матеріалів відповідно до статті 426 КПК України;

- підрозділи адміністративної служби міліції при затриманні особи за бродяжництво чи у разі перевірки її за підозрою у скоєнні злочину, а також при оформленні матеріалів про поміщення особи в спецустанову чи на примусове лікування;

- суди всіх рівнів.

При звертанні до оперативно-довідкових картотек у вимозі обов'язково вказується мета перевірки, номер кримінальної справи (протоколу), оперативно-розшукової справи, номер перевірочного матеріалу, а також адреса ініціатора запиту.

Направлення запитів на осіб, які проходять за справами оперативного обліку, здійснюється в порядку, передбаченому законодавством, що регламентує оперативно-розшукову діяльність.

Заповнені ініціатором запити завіряються підписами посадових осіб та печаткою відповідного органу і реєструються його канцелярією.

8.3. Перевірка осіб за оперативно-довідковим обліком працівниками правоохоронних органів здійснюється лише за офіційними запитами.

Запит для перевірки особи може бути у вигляді:

- вимоги (додаток 11);

- дактилоскопічної карти (долучена до вимоги або окремо);

- шифротелеграми;

- мотивованого листа-запиту довільної форми.

8.4. Вимога друкується окремо на кожну особу, що перевіряється. Як виняток, допускається її заповнення від руки чорнилом (пастою). Якщо особа має декілька прізвищ, на кожне з них складається окрема вимога. При цьому установчі дані записуються українською та російською мовою, чітко, розбірливо, друкованими літерами. Прізвище, ім'я та по батькові пишуться в називному відмінку. Кожна літера прізвища записується в окрему графоклітинку вимоги (додаток 11), закінчення прізвища виділяється символом "=" (знак рівняння).

Право підпису вимог (списків) щодо перевірки за оперативно-довідковими обліками надається:

- у центральних апаратах Міністерства внутрішніх справ, Служби безпеки України, ДДУПВП, - начальникам головних управлінь (управлінь), відділів (відділень) та їх заступникам;

- в органах і підрозділах внутрішніх справ, Служби безпеки України, ДДУПВП - начальникам управлінь, відділів (відділень), ГУМВС, УМВС, УВСТ, УСБ, начальникам міських і районних управлінь (відділів, відділень) внутрішніх справ і Служби безпеки, начальникам територіальних управлінь (відділів, відділень) ДДУПВП, начальникам УВП, начальникам СІЗО (тюрем) та їх заступникам;

- в органах прокуратури всіх рівнів - прокурорам та їх заступникам;

- у судах - головам судів та їх заступникам,

8.5. Перевірка за дактилоскопічними картотеками ДІТ при МВС та УОІ-ВОІ здійснюється за наявності оригіналу дактилоскопічної карти з чіткими відбитками на ній десятьох пальців рук з контрольними відбитками. Якщо є відбитки не всіх пальців, то з цими дактилокартами працюють експерти-криміналісти.

При встановленні наявності інформації про судимість та реєстрацію особи під іншими установчими даними складається довідка (додаток 12). Така сама довідка складається при встановленні особи трупа.

8.6. Запити, заповнені недбало, без повної дати і місця народження особи, що перевіряється, або з порушеннями положень Інструкції, повертаються ініціатору запиту без виконання і з вказівкою причини повернення.

8.7. Направлення запитів до ДІТ при МВС, УОІ-ВОІ та їх одержання здійснюється:

а) поштою або через спеціально виділених працівників (кур'єрів), які є уповноваженими особами;

б) засобами електронного зв'язку з використанням спеціалізованого програмного забезпечення;

в) через спецвідділ (шифром).

Вимоги, як правило, направляються нетаємним порядком. Засекречування їх здійснюється лише в тих випадках, коли це викликано службовою необхідністю і обґрунтовано нормативно-правовими актами правоохоронних органів.

8.8. Запити, не передбачені пунктом 8.2, виконуються відповідно до статті 9 Закону України "Про інформацію", постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.99 N 2266 "Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися інформаційними підрозділами органів внутрішніх справ України" та спільного наказу МВС України, Мінфіну України і Мінекономіки України від 15.03.2000 N 152/52/29 "Про затвердження Порядку і розміру оплати робіт та використання коштів, отриманих від послуг, пов'язаних із збиранням, пошуком, підготовкою, створенням та наданням запитуваної письмової інформації, а також з наданням інших послуг інформаційними підрозділами органів внутрішніх справ", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 травня 2000 року за N 305/4526.

9. ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ЗАПИТІВ

9.1. Запити від органів та установ, перелічених у пункті 8.2, виконуються протягом десяти діб.

Терміново, протягом доби, виконуються мотивовані запити, пов'язані з розкриттям тяжких злочинів і розшуком злочинців, а також щодо осіб, відносно яких вирішується питання про арешт.

9.2. Запити юридичних та фізичних осіб (пункт 8.8) виконуються в терміни, передбачені статтею 33 Закону України "Про інформацію".

9.3. При виконанні запитів слід мати на увазі, що:

- за заявами родичів і вмотивованими запитами органів державної влади повідомляються тільки відомості про місце відбування покарання засуджених із зазначенням поштової адреси (для установ та органів ДДУПВП - додатково, якщо необхідність цього обумовлена пунктом 7 вимоги (додаток 11), - також дані про судимості, застосування актів помилування та амністій, переміщення, місця відбування покарання);

- виконання запитів на осіб, які проходять за справами оперативного обліку, здійснюється в порядку, передбаченому нормативно-правовими актами МВС України, що регламентують оперативно-розшукову діяльність;

- відомості про репресованих осіб видаються у зв'язку з розглядом заяв репресованих громадян та їх родичів, за запитами Служби безпеки, обласних прокуратур.

9.4. Зміст та обсяг довідки, яка надається в результаті оброблення вимоги, залежать від мети перевірки.

Якщо метою перевірки є:

- притягнення до кримінальної відповідальності, реабілітації - видається повна довідка із зазначенням усіх наявних відомостей (арешт, підписка про невиїзд, судимість, переміщення, застосування актів помилування, амністій, визначень судів під час відбування покарання, мотиви звільнення, місцезнаходження);

- арешт, амністія, затримання за підозрою у бродяжництві - видається довідка, яка повинна містити перелік судимостей із зазначенням інформації про звільнення за останньою судимістю;

- розшук - вказується інформація про перебування особи в розшуку та її місцезнаходження в разі арешту чи засудження.

9.5. Відомості, що підлягають видачі, записуються працівником картотеки на зворотному боці вимоги або дактилокарти розбірливо, без скорочень (крім загальноприйнятих).

9.5.1. За результатами перевірки на зворотному боці запиту і дактилокарти:

а) у разі відсутності відомостей або тотожних відбитків проставляються штампи N 7 або N 23 (додаток 13);

б) у разі наявності відомостей про особу та залежно від їх характеру проставляються штампи N 4, 11, 14, 17 (додаток 13), в яких від руки чорнилом (пастою) розбірливо робиться відповідний запис із зазначенням дати і прізвища працівника, який зробив перевірку, або проставляється один з іменних штампів N 15, 16, 22 (додаток 13). Коли встановлено, що відбитки пальців рук належать особі, що перевіряється, проставляється штамп N 8 (додаток 13);

в) якщо між анкетними даними, зазначеними в запиті, і інформацією, що міститься в оперативно-довідковій картотеці, є розбіжності, вказується, кого стосується ця інформація. Одночасно проставляється дактилоскопічна формула (якщо є дактилокарта) і штамп N 3 разом зі штампами N 9 або N 13 (додаток 13).

Під текстом відомостей, що надаються, вказується прізвище співробітника і дата надання довідки або проставляється один з іменних штампів N 15, 16, 22 (додаток 13).

9.5.2. Результати перевірки можуть бути надруковані на зворотному боці вимоги, у цьому разі інформація завіряється печаткою та підписом співробітника - виконавця запиту.

9.5.3. У разі одержання відповіді на запит щодо перевірки каналами електронної пошти ці дані обов'язково реєструються в канцелярії органу, установи - ініціатора запиту і завіряються печаткою та підписом посадової особи, відповідальної за довідкову роботу, із зазначенням її прізвища (розбірливо).

Завірена інформація має статус офіційного документа так само, як і результати перевірки звичайних запитів згідно із зразком, вказаним у додатку 11.

9.6. У разі виявлення даних про місцезнаходження розшукуваної особи у процесі виконання запитів або розміщення облікових матеріалів про це терміново інформується орган, який здійснює перевірку, та орган - ініціатор розшуку.

9.7. Якщо запит та облікова картка містять розбіжності в анкетних даних, але є підстави вважати, що інформація може стосуватись особи, яка перевіряється, довідка видається з використанням штампів N 9 або N 13 (додаток 13) та із зазначенням анкетних даних особи, про яку є відомості. У таких довідках обов'язково вказується дактилоскопічна формула (за наявності дактилоскопічної карти) або робиться запис "Дактилоформули немає".

Зазначені довідки можуть бути долучені до кримінальних та інших справ (матеріалів) лише після підтвердження на місцях іншими джерелами тієї обставини, що відомості, вміщені в них, належать особі, яка перевіряється.

9.8. Якщо встановлено, що особа, яка перевіряється, раніше була засуджена за іншими анкетними даними, на зворотному боці вимоги проставляється штамп N 9 (додаток 13), нижче якого викладаються відомості із зазначенням прізвищ і установчих даних за кожним засудженням та підстав зміни анкетних даних.

9.9. Інформацію про судимість (несудимість) за особистими зверненнями громадян надають територіальні УОІ-ВОІ за місцем останнього постійного мешкання цих громадян з урахуванням вимог статей 5, 89, 108 КК України. Довідка надається на бланку встановленого зразка за підписом керівника та засвідчується печаткою підрозділу з її обов'язковою реєстрацією.

9.10. При опрацюванні запитів на іноземців інформацію необхідно перевіряти за централізованим обліком ДІТ при МВС.

10. ТЕРМІНИ ЗБЕРІГАННЯ ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТІВ

10.1. В оперативно-довідкових картотеках (банках даних) ДІТ при МВС і територіальних УОІ-ВОІ облікові документи зберігаються незалежно від погашення або зняття судимості.

10.2. В оперативно-довідкових картотеках облікові документи зберігаються:

10.2.1. Постійно:

а) на засуджених за злочини проти основ національної безпеки України, проти миру, безпеки людства та міжнародного правопорядку;

б) на засуджених до довічного позбавлення волі (у тому числі тих, хто раніше був засуджений до смертної кари);

в) на осіб, померлих у місцях позбавлення волі та під час слідства;

г) на осіб, що стали жертвами політичних репресій.

10.2.2. На засуджених до позбавлення волі за скоєння:

а) особливо тяжких злочинів (пункт 5 статті 12 КК України) - 50 років після відбування покарання;

б) тяжких злочинів (пункт 4 статті 12 КК України) - 30 років після відбування покарання;

в) злочинів середньої тяжкості (пункт 3 статті 12 КК України) - 20 років після відбування покарання;

г) злочинів невеликої тяжкості (пункт 2 статті 12 КК України) - 10 років після відбування покарання.

10.2.3. На осіб, засуджених до мір покарання без позбавлення волі:

а) один раз - 5 років після відбування покарання;

б) два і більше разів - 10 років після відбування покарання за останньою судимістю.

10.2.3.1. На осіб, засуджених до штрафу, - 5 років після винесення рішення.

10.2.3.2. У разі основного покарання у вигляді позбавлення права займати певні посади або займатися певною діяльністю, службового обмеження для військовослужбовців, а також тримання в дисциплінарному батальйоні військовослужбовців - 2 роки після закінчення визначеного судом терміну обмеження.

10.2.4. Щодо інших категорій осіб:

а) на осіб, які вчинили злочини і за рішенням суду поміщені в психіатричні лікарні для примусового лікування або передані під опіку родичів чи інших осіб, що доглядають за хворим, - до досягнення ними 80-річного віку;

б) на осіб, амністованих на стадії досудового слідства, або до вступу вироку в законну силу - 10 років з моменту прийняття рішення про амністію;

в) на засуджених осіб, амністованих після вступу вироку в законну силу, - на загальних підставах відповідно з підпунктами 10.2.1, 10.2.2, 10.2.3, 10.2.4 Інструкції, але не менш ніж 10 років після звільнення від покарання;

г) на осіб, кримінальні справи стосовно яких припинені відповідно до статей 22, 44 - 49, 97 - 10 років з дня припинення справи;

ґ) на осіб, оголошених у розшук, - до припинення розшуку його ініціатором;

д) на осіб, затриманих за підозрою в занятті бродяжництвом, - 5 років;

е) на осіб, відносно яких матеріали протокольної форми направлені до суду відповідно до статті 426 КПК України, - 10 років;

є) на іноземців - на загальних підставах відповідно до підпунктів 10.2.1, 10.2.2, 10.2.3, 10.2.4, 10.2.5 Інструкції.

10.2.5. На осіб, які відбували покарання за статтями Кримінального кодексу України 1961 року, виключеними з чинного Кримінального кодексу України 2001 року:

а) у разі засудження до позбавлення волі - 10 років після відбування покарання;

б) у разі засудження до мір покарання без позбавлення волі - 2 роки після відбування покарання.

10.3. У дактилоскопічних картотеках ДІТ при МВС України та територіальних УОІ-ВОІ дактилоскопічні карти зберігаються, незалежно від термінів зберігання облікових карток, до досягнення особами, що стоять на обліку, 80-річного віку.

Особи, які досягли 80-річного віку в період відбування покарання, з дактилоскопічного обліку знімаються після звільнення.

Терміни зберігання облікових матеріалів, які мають науково-історичне значення, можуть продовжуватись рішенням керівництва ДІТ при МВС або територіального УОІ-ВОІ.

11. ВИЛУЧЕННЯ ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТІВ

11.1. З оперативно-довідкових картотек ДІТ при МВС та територіальних УОІ-ВОІ вилучаються:

а) раніше складені облікові документи у разі їх переоформлення на підставі постанов органів слідства (дізнання) або ухвал судів про уточнення (зміну) анкетних даних осіб, що стоять на обліку;

б) алфавітні картки на осіб, притягнутих до кримінальної відповідальності, до яких не застосовувався запобіжний захід у вигляді взяття під варту, при заміні цих карток на арештантські або картки з рішенням суду;

в) облікові документи на осіб, притягнутих до кримінальної відповідальності як обвинувачені, кримінальні справи стосовно яких припинені на стадії досудового слідства на підставі реабілітації або відносно яких судом прийнято виправдувальний вирок;

г) облікові документи, що підлягають вилученню у зв'язку із закінченням строку їх зберігання відповідно до п. 10 Інструкції.

11.2. Правильність вилучення карток і дактилокарт контролюється керівниками відповідних підрозділів.

11.3. Вилучені документи знищуються за затвердженим керівництвом ДІТ при МВС, УОІ-ВОІ актом із зазначенням у ньому складу комісії, місця, часу, підстави вилучення і кількості облікових документів, що знищені.

 

Начальник Департаменту  інформаційних технологій при МВС України полковник міліції

В. М. Єрмоленко

 

Додаток 1 до п. п. 3.2, 5.1.2 Інструкції

(Лицьовий бік)

Алфавітна картка. Форма 1

1. Прізвище _____________________________ 2. Ім'я __________________________________ 3. По батькові ___________________________ 4. Народився "___" ____________ 19__ р. 5. Місце народження _____________________ ________________________________________ 6. Адреса _______________________________ ________________________________________ 7. Паспорт серії __ N __ 8. Група крові ______ 9. Нац. ______ 10. Громадянство ___________	| | | | | | | | | | | | |	Орган __________________                (який поруш. справу) ________________________     N ______________________       (крим. справи, арх. справи)
		Дакт. ________________________ форм.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
11. Арешт/підписка "___" ____________ 20__ р. 12. Характер злочину ______________________ _________________________________________ 13. Ст. ст. __________________ КК __________ 14. Картка складена _______________________                                                      (назва органу)  _________________________________________     (посада і прізвище працівника, що заповнив карточку)  "___" ____________ 20__ р.  ___________ (підпис)	| | | | | | | | | | | | | |
		Відбиток вказівного пальця правої руки

(Зворотний бік)

ким засуджений: __________________________________________________
_________________________________________________________________
коли "___" ____________ 20__ р. за статтями __________________________
_________________________________________________________________
_____________________________ КК ________________________________
строком на ____ років ____ міс. ______ днів ___________________________
_________________________________________________________________
                                                    (вказати повністю додаткові заходи) 

Вирок вступив в законну силу "___" ____________ 20__ р.

____________________________________________

Відмітки про виконання, зміну вироку, рух засудженого

_____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________

Форма 1 (розмір 140 х 95 мм)

(Лицьовий бік)

1. Прізвище _____________________________________________________
2. Ім'я __________________________________________________________
3. По батькові ____________________________________________________
4. Народився "___" ____________ 19__ р.
5. Місце народження _____________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

(Зворотний бік)

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

Форма 1 (розмір 140 х 95 мм)

 

Додаток 2 до п. 3.2 Інструкції

РОЗШУКОВА КАРТКА

1. Прізвище ______________________________________________________
2. Ім'я ___________________________________________________________
3. По батькові ___________________________________________________

4. Народився "___" ____________ 19__ р. 5. Місце народження ______________________ _________________________________________ _________________________________________	| | | | | | | | | | | | | | | | | |	8. Розшукова справа N _______ від "___" ____________ 20__ р.
6. Звинувачується за ст. ст. _________________ _________________________ КК _____________ 7. Розшукується ___________________________                                       (назва органу внутрішніх справ) _________________________________________ 11. Картка складена ________________________                                     (назва органу внутрішніх справ) _________________________________________      (посада і прізвище працівника, що заповнив карточку)		9. Дакт. ___________________________ форм.             10. Розшук припинено
"___" ____________ 20__ р.  __________ (підпис)		"___" ____________ 20__ р.

 

Додаток 3 до п. 3.2 Інструкції

Форма 1а

(Лицьовий бік)

1. Прізвище ______________________________ 2. Ім'я __________________________________ 3. По батькові ___________________________ 4. Народився "___" ____________ 19__ р. 5. Місце народження _____________________ _________________________________________ _________________________________________ 6. Адреса м/проживання __________________ _________________________________________ _________________________________________ 7. Національність ________________________ 8. Затриманий "___" ____________ 20__ р.	| | | | | | | | | | | | | | | |	Затриманий _______________ ________________________            (вказати повну назву органу) __________________________       Перевірочна справа N ______ __________________________
		Відбиток вказівного пальця правої руки

(Зворотний бік)

9. Звільнений "___" ____________ 20__ р. ___________________________
_________________________________________________________________
                                       (указати, які прийняті заходи до затриманого) 

10. Паспорт серії _____ N _________ виданий "___" ____________ 20__ р.
_________________________________________________________________
                                                                         (назва органу внутрішніх справ) 

11. Раніше судимий (затримувався) як _____________________________
                                                                                 (вказуються лише інші 
________________________________________________________________
                                  прізвища, імена та по батькові, роки і місця народження) 

12. Картка складена _____________________________________________
                                                        (прізвище працівника, що склав картку) 
________________________________________________________________
                                           (вказати назву органу внутрішніх справ) 

"___" ____________ 20__ р.

_______________________ (підпис)

 

Додаток 4 до п. п. 3.2, 5.1.4 Інструкції

(Лицьовий бік)

___________________ (стать)

Дактилоскопічна картка

1. Прізвище ______________________________ 2. Ім'я ___________________________________ 3. По батькові ____________________________ 4. Народився "___" ____________ 19__ р. 5. Місце народження _____________________ _________________________________________ _________________________________________

| | | | | | |

______________________       дакт. ______________________ формула

----- Лінія перегинання ---- Контрольні відтиски пальців --------------------

Ліва рука	Великий	Великий	Права рука

Підпис особи, що дактилоскопіюється _______________________

Карта заповнена "___" ____________ 200__ р. _________________________
_________________________________________________________________
                                                                       (орган, підрозділ)
_________________________________________________________________

(Зворотний бік)

ДАНІ ПРО АРЕШТ

Заарештований __________________________________________________
                        (коли, ким, за що, статті, частини статей КК і указів (крим. справи, арх. справи))
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

Відтиск правої долоні
________________________________________________________________
Відтиск лівої долоні

ОСОБЛИВІ ПРИКМЕТИ (додаткові дані)

________________________________________________________________

Карту склав _____________________________________________________
                                                                          (посада, підпис, прізвище) 

Правильність складання карти перевірив, формулу обчислив	________________________ (посада)
_____________________________________ (підпис, прізвище)	"___" ____________ 20__ р.
(розмір 290 х 205 мм)

 

Додаток 5 до п. п. 3.2, 5.1.5 Інструкції

Штамп ОДК про внесення змін в ф. 1

(Лицьовий бік)

СПОВІЩЕННЯ ПРО ЗАСУДЖЕНОГО (ЗААРЕШТОВАНОГО)

1. Прізвище ______________________________________________________
2. Ім'я ___________________________________________________________
3. По батькові ____________________________________________________
4. Народився "___" ____________ 19__ р.
5. Місце народження ______________________________________________
                                                                (нас. пункт, р-н, обл., країна)
________________________________________________________________
6. Заарештований "___" ____________ 20__ р.

7. Засуджений "___" ____________ 20__ р. ___________________________
                                                                                                        (назва судового органу)
________________________________________________________________
за ст. ____________________________________ КК ___________________
                                                                                                              (республіки, країни)

строком на ____ років _____ міс. ___________________________________
                                                                                     (основні і додаткові покарання) 
________________________________________________________________

8. Вирок вступив в законну силу "___" ____________ 20__ р.

9. Вирок змінено _____________________ від "___" ____________ 20__ р.
                                                (постанова, ухвала)
________________________________________________________________
                                                                         (назва судового органу)
________________________________________________________________
                                                                                (зміст рішення)
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

(Зворотний бік)

10. Прибув, вибув (непотрібне закреслити)	"___" ____________ 20__ р.	__________________ (умовна назва установи,
_________________________________________________________________ найменування ВТУ і її місцезнаходження (область))

11. Звільнений "___" ____________ 20__ р. ____________________________
                                                                                                                    (підстава,
_________________________________________________________________
                                                        ким, коли прийнято рішення і його зміст) 
_________________________________________________________________

12. Після звільнення вибув _________________________________________
                                                           (вибране місце проживання)
_________________________________________________________________

13. Помер "___" ____________ 20__ р.

Повідомлення про реєстрацію смерті направлено ______________________
                                                                                                            (дата і назва органу РАГС)
________________________________________________________________

14. Сповіщення складено __________________________________________
                                                                        (умовна назва установи, найменування ВТУ, 
________________________________________________________________
                                            органу внутрішніх справ і його місцезнаходження) 
________________________________________________________________

 

Виконавець	________________________ (підпис)	________________ (прізвище)
Начальник	___________________________ (назва установи, підпис)	________________ (прізвище)

"___" ____________ 200_ р.

 

Додаток 6 до п. п. 3.2, 5.4 Інструкції

Начальнику Департаменту інформаційних технологій при МВС України
	на N _______ від "___" ____________ 20__ р.
Копія:	Начальнику Управління (відділу) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС України в ______________________________________________
	Місто ___________________ на N ________ від "___" ____________ 20__ р.

ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО ПОМИЛУВАННЯ

Повідомляємо, що засуджений

Прізвище ________________________________________________________
Ім'я _____________________________________________________________
По батькові ______________________________________________________
__________ року народження, уродженець ___________________________
_____________________________, засуджений "___" ____________ 20__ р.
________________________________________________________________,
                      (вказати, ким, коли, за якими статтями і на який строк засуджений) 

згідно з Указом Президента України про помилування від "___" ____________ 20__ р.,

(дата Указу)

звільнений "___" ____________ 20__ р.

_________________________________________________________________
                (зі зняттям або без зняття судимості, із заміною невідбутого строку покарання) 
_________________________________________________________________

і вибув __________________________________________________________
                                                                        (указати точну адресу вибуття) 

Про скорочення строку покарання з ____ до ______ років позбавлення волі
оголошено "___" ____________ 20__ р.

Начальник	____________________________ (указати повну назву підрозділу)		__________________ (прізвище, підпис)
Начальник відділу спецобліку		_____________________________ (прізвище, підпис)

"___" ____________ 20__ р.

 

Додаток 7 до п. 3.2 Інструкції

(Лицьовий бік)

ПОВІДОМЛЕННЯ
про засудженого іноземця

1. Прізвище ______________________________________________________
2. Ім'я ___________________________________________________________
3. По батькові ____________________________________________________
4. Народився "___" ____________ 19__ р.
5. Місце народження _____________________________________________
________________________________________________________________
6. Місце проживання до арешту ____________________________________
________________________________________________________________
7. Стать ________________________________________________________
8. Національність ________________________________________________
9. Громадянство (підданство) ______________________________________
10. Коли і з якої країни прибув до України ___________________________
________________________________________________________________
11. Заарештований "___" ____________ 20__ р. _______________________
________________________________________________________________
                                                                           (яким органом) 
12. Характер злочину _____________________________________________
________________________________________________________________
13. Ст. ст. ____________________________________ КК _______________

14.	Засуджений "___" ____________ 20__ р.	________________________________ (назва судового органу)
________________________________________________________________
за статтями _____________________________ КК		__________________________ (країна)

строком на __ років ___ міс. ____ днів _______________________________
                                                                                          (основні і додаткові міри покарання)
________________________________________________________________
15. Вирок набрав законної сили "___" ____________ 20__ р.
16. Вирок змінено ____________________ від "___" ____________ 20__ р.
                                                   (постанова, ухвала) 
________________________________________________________________
                                                                         (яким органом)
________________________________________________________________
                                                                             зміст рішення 

17. Прибув "___" ____________ 20__ р. з _____________________________
________________________________________________________________

(Зворотний бік)

18. Переведений "___" ____________ 20__ р. _________________________
________________________________________________________________
                                                               (умовна назва установи і її місцезнаходження) 
________________________________________________________________
________________________________________________________________

19. Звільнений "___" ____________ 20__ р. ___________________________
________________________________________________________________
                                            (підстава, ким, коли прийнято рішення і його зміст) 
________________________________________________________________

20. Після звільнення вибув ________________________________________
                                                                  (указати населений пункт, район, область, країна) 

21. Помер "___" ____________ 20__ р. Сповіщення про реєстрацію смерті

направлено _____________________________________________________
                                                 (дата і назва органа РАГС, його місцезнаходження) 

22. Здійснив втечу "___" ____________ 20__ р.

23. Повідомлення складено _______________________________________
                                                                      (умовна назва установи без скорочень 
_______________________________________________________________
                                     і її місцезнаходження - насел. пункт, район, область, країна) 

 

Виконавець	_____________ (посада)	________ (підпис)	______________ (прізвище)
Начальник	_____________ (установа, орган)	________ (підпис)	______________ (прізвище)

"___" ____________ 20__ р.

 

Додаток 8 до п. п. 5.2.1, 5.4 Інструкції

Начальнику УОІ (ВОІ) _____________                                     (назва органу внутр. справ) _________________________________                               (звання) _________________________________                            (прізвище та ініціали)

Відповідно до наказу МВС України від "___" ____________ 2002 р. N ___ направляємо облікові документи на осіб, які підлягають оперативно-довідковому обліку згідно з контрольним списком*, а також корегувальні матеріали за період з "___" до "___" ____________ 20__ р.

Додаток:

картки форми 1 ___ шт., дактилокарти ___ шт., картки форми 1а ___ шт., повідомлення ___ шт.

Начальник ______________________________________________________
                                                                  (назва установи ДДУПВП, УОІ (ВОІ)) 

_____________________________ (звання)	______________________________ (підпис, прізвище)
"___" ____________ 200_ р.	вих. N _________

____________
* При направленні до ДІТ при МВС України контрольний список додавати не обов'язково.

 

Додаток 9 до п. 5.2.1 Інструкції

КОНТРОЛЬНИЙ СПИСОК
осіб, які направляються для поставлення на оперативно-довідковий облік

Всього: _________ осіб.

 

Начальник	____________________________________________________ (назва установи)
	_________________________ (підпис)	_________________________ (прізвище)

 

Додаток 10 до п. п. 3.2, 6.1.3 Інструкції

(Лицьовий бік)

ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник підрозділу ДДПІРФО ГУМВС, УМВС _______________________________ "___" ____________ 20__ р.

ВИСНОВОК
про відновлення родових даних

Громадянин

Прізвище ________________________________________________________
Ім'я _____________________________________________________________
По батькові ______________________________________________________
який народився "___" ____________ 19__ р. в ________________________
________________________________________________________________
                                        (вказати повні дані про місце народження: 
________________________________________________________________
                                                нас. пункт, р-н, область, країна) 

засуджений "___" ____________ 20__ р. _____________________________
                                                                                                         (назва судового органу) 
________________________________________________________________
за статтями _____________________________________ КК _____________
                                                                                                                                            (країна)
на строк ___ років ___ міс. ____ днів _________________________________
________________________________________________________________

Цей самий громадянин раніше судимий як _________________________
                                                                                                        (прізвище, ім'я, по батькові,
________________________________________________________________
                  рік і місце народження, коли, яким судом, статті засудження, строк покарання, 
________________________________________________________________
                                               дата і підстава звільнення за кожною судимістю) 
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

Відомості про судимості підтверджені ДІТ при МВС, УОІ (ВОІ) при ГУМВС, УМВС
________________________________________________________________
________________________________________________________________

Проведеною перевіркою (опитування свідків, родичів, перевірка копій свідоцтва про народження, наявності паспорта та ін.) встановлено, що його родовими даними є:

________________________________________________________________
                                        (прізвище, ім'я, по батькові, дата і місце народження) 
________________________________________________________________
________________________________________________________________

(Зворотний бік)

ПОСТАНОВЛЯЮ:

Засудженого (раніше судимого)

Прізвище ________________________________________________________
Ім'я _____________________________________________________________
По батькові ______________________________________________________
Дата та місце народження __________________________________________
_________________________________________________________________

надалі вважати

Прізвище ________________________________________________________
Ім'я _____________________________________________________________
По батькові ______________________________________________________
Дата та місце народження __________________________________________

і видати на ці дані паспорт.

Копії висновку направити до ДІТ при МВС та відповідні УОІ (ВОІ) ГУМВС, УМВС, а на осіб, що відбувають покарання, - також і в суд, що виніс останній вирок.

 

Начальник відділу (відділення) ДДПІРФО		______________________ (назва органу внутрішніх справ)
	________________ (підпис)		_________________ (прізвище)

ЗГОДЕН:

Начальник	_______________________________________                          (назва органу внутрішніх справ)
_____________________ (підпис)		____________________                    (прізвище)

"___" ____________ 20__ р.

 

Додаток 11 до п. п. 8.3, 8.4 Інструкції

Кутовий штамп органу-відправника Вих. N ___ від ________

ВИМОГА

_________________________________________________________________
                                 (назва органу внутрішніх справ, куди направлена вимога) 

1. Прізвище

2. Ім'я ___________________________________________________________
3. По батькові____________________________________________________
4. Народився "___" ____________ ____ р.

5. Місце народження _____________________________________________
________________________________________________________________
6. Адреса _______________________________________________________
________________________________________________________________
7. Чим викликана перевірка ______________________________________
                                                                   (арешт, розшук, оформлення матеріалів до спецустанов, 
________________________________________________________________
                                            притягнення до кримінальної відповідальності та ін.) 

8. Номер справи _____________________ від "___" ____________ 20__ р.
          (кримінальної, оперативно-розшукової, матеріалів) 

9. Яка потрібна довідка __________________________________________
                                                                                 (про судимість, місцезнаходження та ін.)

 

М. П.	Начальник	____________________________________________ (назва органу (служби), ____________________________________________ що направив вимогу) ____________________________________________ (підпис, прізвище)
	Виконавець	____________________________________________ (посада, служба) ____________________________________________ (підпис, прізвище)

"___" ____________ 20__ р.

___________________________________________

Назва органу _____________________________________________________

Адреса __________________________________________________________
                                   (поштовий індекс, вулиця, будинок, нас. пункт, район, область) 
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

 

Додаток 12 до п. 8.5 Інструкції

УОІ (ВОІ) при ___________________________________________________
___________________________________________

ДОВІДКА
про судимості і реєстрацію під іншими установочними даними

При перевірці дактилоскопічної карти, складеної "___" ____________ 20__ р.

_________________________________________________________________
                                                                        (назва органу) 
на громадянина ___________________________________________________
                                                                 (прізвище, ім'я та по батькові) 
_________________________________________________________________

"___" ____________ 19__ р. н. (на труп - дата виявлення) _______________

_________________________________________________________________
                                                                          (вказати місце народження,
_________________________________________________________________
                                                                           на труп - місце виявлення) 
дактилоскопічна формула __________________________________________

встановлено,

що він як ________________________________________________________
                                                                         (прізвище, ім'я та по батькові)
________________________________________________________________
                                                                            (дата і місце народження)
________________________________________________________________
був _____________________________________________________________
                              (указати всі судимості і реєстрації в хронологічному порядку: 
________________________________________________________________
                                      коли, яким судом засуджений, статті, термін покарання,
________________________________________________________________
                                          дата і підстави звільнення за кожною судимістю) 

___________________________________________

Довідку склав __________________________________________________

_____________________ (посада, підпис)

___________________ (прізвище)

 

Начальник відділу	__________________________________________
	___________________ (підпис)	___________________ (прізвище)

 

Додаток 13 до п. п. 9.5, 9.7 Інструкції

Зразки штампів,
що можуть використовуватися при обробці оперативно-довідкової та дактилоскопічної інформації

 

Додаток 14 до п. 6.1 Інструкції

РОЗ'ЯСНЕННЯ
ЩОДО ФОРМУВАННЯ АЛФАВІТНИХ ОПЕРАТИВНО-ДОВІДКОВИХ І ДАКТИЛОСКОПІЧНИХ КАРТОТЕК

Оперативно-довідкові картотеки

1. З огляду на тривалий досвід ведення оперативно-довідкових картотек рекомендуються такі основні принципи розміщення алфавітних карток в ОДК:

1.1. Прізвищ, імен та по батькові - за російським алфавітом.

Приклад

Бондар, Бондаренко, Бондарчук Андрей, Борис, Василий Андреевич, Борисович, Васильевич

1.2. На осіб, що мають однакові прізвища, імена та по батькові, алфавітні картки розміщуються за роками народження, починаючи зі старшого віку: 1887, 1895, 1901, 1922 і т. д. На чоловіків і жінок - за іменами і по батькові, розташованими в алфавітному порядку. Закінчення жіночих прізвищ при цьому не враховуються.

Приклад

Абрамов Александр Яковлевич Абрамова Александра Абрамовна Абрамова Александра Александровна Абрамов Василий Иванович

1.3. На осіб, імена та по батькові яких можуть бути написані по-різному, наприклад, "Георгий, Гоша, Жора, Георгиевич" - як "Георгий, Георгиевич".

1.4. На осіб, у прізвищах яких зустрічаються голосні літери (крім початкових літер) А, Е, И, Й, О, Ы, Э, Я, кожна з них замінюється на літеру А. Аналогічно цьому літери У та Ю читаються як У.

Приклад

Ведрин як Вадран Клюев як Клуав Любан як Лубан

1.5. На осіб, у прізвищах яких є приголосні літери (крім початкових літер), відбувається така заміна:

Б і П читається як Б В і Ф читається як В Г і Ч читається як Г Д і Т читається як Д

Ж, Ш, Щ читається як Ж З і С читається як З К і Х читається як К

Приклад

Тополь - Табал Собко - Сабк Вафин - Ваван Сифоненко - Савананк Сечалов - Сагал Легачев - Лагаг Лохман - Лакман

Вытченко - Вадганк Сытенко - Саданк Видищев - Вадаж Лещенко - Лажанк Вясов - Ваз Цесарь - Цезар Цехин - Цакан

1.6. На осіб, у прізвищах яких є дві або більше розташованих поруч голосних літер, алфавітні картки розміщуються так само, як і на осіб, прізвища яких мають одну голосну літеру.

Приклад

Еремейкин - Ерамакан Дуюн - Дун

1.7. На осіб, у прізвищах яких зустрічаються дві поруч розташовані приголосні літери, картки розміщуються так само, як і на осіб, прізвища яких мають одну приголосну літеру.

Приклад

Оббязин - Обазан Введенин - Ваданан

1.8. При розміщенні облікових карток не береться до уваги:

а) наявність м'якого знака "Ь" або твердого знака "Ъ" у прізвищах;

б) наявність перед прізвищами часток ВАН, ДЕ, ФОН, ТЕР, СЫН, ДОЧЬ, ОГЛЫ, КЫЗИ, ЗАДЕ тощо.

1.9. Алфавітні картки на осіб, прізвища яких закінчуються на голосні літери або сполучення УЙ, ЮЙ, ОВ, ЕВ, ИВ, розміщуються в масиві без урахування цих закінчень.

Приклад

Терезку - Таразк Шульга - Шулг Гарцюй - Гарц Гренив - Гран Клюев - Кл

Коваленко - Каваланк Вайдуй - Вад Иванов - Иван Хмелев - Хмал Веске - Вазк

1.10. Алфавітні картки на осіб, прізвища яких закінчуються на сполучення УВ, ЮВ, розміщуються в масиві з урахуванням цих закінчень.

Приклад

Клюв - Клув Гасюв - Газув

1.11. Алфавітні картки на осіб, прізвища яких починаються на літери:

А та О - об'єднуються в масиві на літеру А; Е, Э, Я - об'єднуються в масиві на літеру Е; Ш та Щ - об'єднуються в масиві на літеру Ш.

Приклад

Огольцова - Агалц Эргашева - Ергаж Яременко - Ераманк Щусев - Шуз

1.12. Близькі за звучанням прізвища з різноманітними початковими літерами (Гусейнов, Кусейнов, Хусейнов або Гулиев і Хулиев або Гурбанов, Курбанов і Хурбанов і т. п.) розміщуються в масиві картотеки за початковою літерою кожного із зазначених прізвищ.

2. У разі, якщо особа має два і більше прізвища (деякі з них можуть бути вигаданими), необхідно вжити заходів до відновлення родового прізвища. Якщо родове прізвище відновити неможливо (наприклад, у старих картках), всі заповнені на дану особу картки з перерахуванням наявних прізвищ, імен та по батькові розміщуються в масиві алфавітної картотеки окремо.

Приклад

1-а картка:	Самойлов Александр Тимофеевич, он же Тихонов Иван Гаврилович, он же Бедрич Олег Викторович
2-а картка:	Тихонов Иван Гаврилович, он же Самойлов Александр Тимофеевич, он же Бедрич Олег Викторович
3-я картка:	Бедрич Олег Викторович, он же Тихонов Иван Гаврилович, он же Самойлов Александр Тимофеевич

3. Якщо особа має подвійне прізвище, тоді також виписуються дві картки із зазначенням обох прізвищ. Кожна з карток розміщується в порядку, визначеному в пп. 1 - 2.

Приклад

1-а картка:	Новиков-Сидоров Петр Алексеевич
2-а картка:	Сидоров-Новиков Петр Алексеевич

4. У процесі формування масиву рекомендується об'єднувати співзвучні прізвища (такі, як Абрахманов, Абдирахманов, Абдурахманов, Абдрахманов і т. п.) в окремий підмасив. На місці вилучення цього підмасиву із загального масиву ставиться сигнальна закладка із вказівкою місця його знаходження. А на місці злиття таких підмасивів в об'єднаний підмасив виставляється сигнальна закладка із зазначенням того, з яких саме підмасивів він створений.

Приклад

Створено об'єднаний підмасив Абдуракман.

На сигнальній закладці перед першою карткою цього підмасиву буде вказано:

Основна - Абдуракман.
Злито з Абракман, Абдаракман, Абдракман.

В основному масиві на місці зберігання даних підмасивів будуть стояти сигнальні закладки:

Абракман дивись як Абдуракман Абдаракман дивись як Абдуракман Абдракман дивись як Абдуракман

5. За наявності двох і більше алфавітних карток, що стосуються однієї й тієї ж особи, уважно звіряються установчі дані, дактилоформула і відбиток пальця. Якщо в даних картках виявлено якісь розбіжності, на окремому аркуші виписуються установчі дані і дактилоформула з нової картки, вказується суть розбіжностей із старою карткою, після чого цей аркуш листом направляється для негайного усунення розбіжностей до ГУМВС, УМВС, яке направило облікові матеріали. При влитті в масив двох і більше карток на одну особу вони об'єднуються в пакет-муфту.

6. З метою посилення особистої відповідальності кожного працівника за стан оперативно-довідкових картотек та ефективності роботи масив картотеки поділяється за алфавітом на сектори, які закріплюються за окремою групою працівників або за одним з них.

При обробці запитів, сповіщень та інших документів на місце вилучених алфавітних карток вставляються іменні закладки, що мають бути завізовані керівником відділу (відділення).

7. Алфавітні картки, вилучені тимчасово для оформлення довідок, відміток і уточнень, після закінчення роботи розкладаються на свої місця.

Залишення алфавітних карток поза картотеками і видача їх іншим службам забороняється.

8. Працівниками ОДК систематично ведеться робота, спрямована на підтримання карток у належному стані: їх поповнення відсутніми даними, переписування алфавітних карток, що знаходяться в поганому стані, вилучення карток через закінчення строків їх зберігання тощо.

9. Алфавітні картки зберігаються у спеціальних шафах, зручних для ведення довідкової роботи. Картотеки розміщуються в окремих ізольованих і добре обладнаних у протипожежному відношенні приміщеннях, які після закінчення робочого часу здаються на централізований пульт під охорону.

Допуск до картотек осіб, не пов'язаних із виконанням роботи по картотеці, категорично забороняється.

На кожен ящик картотеки прикріплюється етикетка із зазначенням на ній прізвища (а за необхідності - також імені та по батькові) особи, інформація про яку міститься в першій картці ящика.

Дактилоскопічні картотеки

10. Дактилоскопічні картотеки формуються за 10-пальцьовою системою. Дактилокарти розміщуються за виведеними дактилоскопічними формулами в наростаючому порядку, окремо на чоловіків і жінок.

Дактилоскопічні карти вміщуються у спеціальні папки з цупкого картону розміром 32 х 22 см. У кожну папку поміщується по 300 - 400 дактилокарт. На папку наклеюється етикетка із записом основної і додаткової формули дактилоскопічних карт, наявних у папці. Папки вміщуються у спеціальні картотечні шафи і розкладаються рядами зліва направо, починаючи з верхньої полки, за наростаючими формулами.

11. Дактилокарти розкладаються в картотеці за чисельником основної формули, починаючи з цифри 1 і закінчуючи цифрою 32. Таким чином, всі дактилоскопічні карти з чисельником основної формули, який становить 1, увійдуть до першої групи, а ті, що мають чисельник 2, - до іншої групи і т. д. Усього таких груп 32.

Потім у кожній із груп дактилокарти розкладаються за підгрупами в наростаючому порядку за числами знаменника основної формули.

Приклад

У першій групі:	1/1, 1/2, ... до 1/32;
у другій групі:	2/1, 2/2, ... до 2/32;
у третій групі:	3/1, 3/2, ... до 3/32
і т. д. - до 32/32

12. Усередині кожної з підгруп дактилоскопічні карти розкладаються за цифрами чисельника додаткової формули в наростаючому порядку. Так, наприклад, дактилоскопічні карти з формулами

7-11963 / 9-86764, 7-11932 / 9-79536, 7-12712 / 9-73813

розташовуються в такому порядку:

7-11932 / 9-79536; 7-11963 / 9-86764; 7-12712 / 9-73813.

13. За наявності дактилокарт з подібними основними формулами і подібними чисельниками додаткових формул вони розкладаються у відповідні підгрупи за наростаючими числами знаменників додаткових формул.

Приклад

Дактилокарти з формулами:

1-73268 / 22-41175, 1-73268 / 22-52138, 1-73268 / 22-41173

розкладаються у такій послідовності:

1-73268 / 22-41173; 1-73268 / 22-41175; 1-73268 / 22-52138.

14. При розміщенні дактилоскопічних карт необхідно враховувати, що спочатку повинні бути дактилокарти з основною формулою 1/1, причому першою з них - дактилокарта з найменшим чисельником і знаменником додаткової формули, за нею - з тією ж основною формулою, але з більшим чисельником додаткової формули.

У тій же послідовності розміщуються дактилокарти з основними формулами:

1/2, 1/3, ... 32/32.

Таким же чином систематизуються дактилокарти, що мають у чисельнику основної формули цифру 2, 3, 4, ..., 32. Наприкінці масиву картотеки розміщуються дактилокарти з основною формулою 32/32 і найбільшим чисельником і знаменником додаткової формули.

15. З метою скорочення часу на пошук ідентичних відбитків пальців у середніх і великих за обсягом масивах дактилокарти на чоловіків і жінок можуть бути розмежовані за секторами і згруповані за окремими видами візерунка пальця.

Дактилокартотеки із середнім масивом інформації складаються з 4-х секторів:

перший:	дактилокарти (позначаються цифрою 0) на осіб, у яких відсутні деякі пальці або візерунки пальців травмовані;
другий:	дактилокарти (позначаються цифрою 2) на осіб, у яких візерунки пальців мають радіальні (більшові) петлі;
третій:	дактилокарти (позначаються цифрою 1) на осіб, у яких пальці з дуговими візерунками;
четвертий:	всі інші дактилокарти.

16. Дактилоскопічні карти, що мають однакові чисельники і знаменники основної і додаткової формул, можуть бути розкладені в кожній підгрупі за системою додаткової класифікації, наприклад, за роками народження засуджених або притягнутих як обвинувачені.

 

Начальник Департаменту  інформаційних технологій полковник міліції

В. М. Єрмоленко